Domande frequenti

Crei il tuo account, aggiungi la struttura, le tipologie di camera, le camere e i piani tariffari, e poi puoi inserire la prima prenotazione. Non serve alcuna installazione: tutto si gestisce dal browser. Il tempo di configurazione dipende da quante tipologie di camera e piani tariffari definisci.

Puoi inserire in 4Hotel le prenotazioni attive e i dati degli ospiti presenti nel tuo vecchio sistema o in Excel. Per un grande volume di dati, scrivici prima di iniziare così possiamo discutere l'approccio più adatto alla tua struttura.

Il prezzo dipende dal piano scelto; consulta la tabella completa nella pagina dei prezzi. La piattaforma copre prenotazioni, reception con il folio ospite, monitoraggio dei canali di vendita, housekeeping, ristorante, regole tariffarie e report. 4Hotel non trattiene alcuna commissione sulle tue prenotazioni.

Per ogni prenotazione inserita in 4Hotel, il sistema verifica la disponibilità della tipologia di camera nel periodo scelto e rifiuta la prenotazione se non c'è più disponibilità. Questa protezione copre le prenotazioni effettuate in 4Hotel. La disponibilità nell'extranet delle OTA (Booking.com, Airbnb, Expedia) si aggiorna manualmente, perché il collegamento automatico (API) con le OTA non è ancora disponibile.

Registri i canali su cui vendi: Booking.com, Airbnb, Expedia, Agoda, prenotazioni dirette e altri. Per ogni canale imposti la percentuale di commissione e l'ID struttura dell'extranet, e ogni prenotazione mantiene il canale da cui proviene. Il report per canale mostra numero di prenotazioni, ricavi e commissione pagata.

Sì. Il pannello 4Hotel funziona nel browser del telefono, quindi puoi vedere il calendario, inserire o confermare prenotazioni e modificare i piani tariffari anche fuori dalla struttura. Le modifiche si applicano in 4Hotel; le tariffe nell'extranet OTA si aggiornano separatamente.

Il receptionist apre la prenotazione, compila il profilo dell'ospite (documento d'identità, codice fiscale, nazionalità, data di nascita, indirizzo, azienda per la fatturazione) e segna il check-in. La scheda del registro turistico viene compilata per il soggiorno e può essere esportata.

Tutte le prenotazioni arrivano nello stesso calendario indipendentemente dalla fonte, e ciascuna mantiene il canale da cui proviene. Le prenotazioni ricevute su Booking.com, Airbnb o Expedia vengono inserite in 4Hotel insieme a quelle dirette e walk-in, così vedi occupazione e ricavi per ogni canale.

Sì, con il piano Premium. Puoi gestire più hotel o B&B nello stesso account 4Hotel, ciascuno con le proprie tipologie di camera, tariffe e prenotazioni. I report di occupazione e ricavi si vedono per struttura, nel periodo scelto.

Ogni camera ha uno stato (libera, occupata, in pulizia ecc.). Al check-out la camera passa automaticamente in "pulizia" e viene creata automaticamente un'attività di pulizia per essa. Il team vede le attività nel pannello e aggiorna lo stato della camera una volta terminato.

Crei attività di housekeeping per una camera, con una priorità, e le segui fino al completamento dal pannello. Lo stato della camera ti indica se può essere assegnata a un ospite.

Definisci regole tariffarie con un aggiustamento percentuale o fisso, attivate dall'occupazione oltre una soglia, dai giorni rimanenti all'arrivo, dal giorno della settimana o da una stagione (intervallo di date). Le regole hanno priorità, si sommano nell'ordine di priorità e si applicano automaticamente nel calcolo del prezzo. Non è un algoritmo previsionale: le regole le stabilisci tu. ADR e RevPAR si monitorano nei report.

Sì. Definisci piani tariffari con prezzo, trattamento (solo pernottamento, colazione, mezza pensione, pensione completa, all inclusive), soggiorno minimo e massimo, rimborsabile o non rimborsabile. Il preventivo di una prenotazione si calcola automaticamente dal piano tariffario e dalle regole tariffarie.

In 4Hotel, i consumi e i pagamenti dell'ospite vengono registrati nel folio ospite, che si chiude al check-out. La fatturazione avviene in 4invoices.net, il prodotto di fatturazione dell'ecosistema 4b2b, con supporto per la fattura elettronica rumena e-Factura (ANAF). 4Hotel non emette automaticamente fatture al check-out.

4Hotel fa parte dell'ecosistema 4b2b, dove trovi prodotti separati utilizzabili nello stesso account: 4invoices.net per la fatturazione e la fattura elettronica, 4conta.ro per la contabilità, 4notify.net per SMS e WhatsApp e 4softcrm.net per il CRM. I dati non si sincronizzano automaticamente tra loro.

Se l'ospite non si presenta, segni la prenotazione come no-show. Nel pannello trovi un elenco di promemoria interni con arrivi, partenze e saldi in sospeso della giornata, così la reception può verificarli in tempo. 4Hotel non invia messaggi agli ospiti e non elabora pagamenti con carta.

Ogni piano tariffario ha la propria politica: rimborsabile o non rimborsabile, cancellazione gratuita fino a un certo numero di giorni prima dell'arrivo e penale di cancellazione in percentuale. Alla cancellazione, segni la prenotazione come cancellata e registri la penale sul folio ospite.