Una habitación, una reserva: software hotelero para Costa Rica

La recepción trabaja desde un solo lugar: reservas por tipo de habitación, check-in, check-out y ficha del huésped (cédula o pasaporte, nacionalidad y empresa para facturar). Cada reserva guarda el origen o el canal por el que llegó.

Los informes por origen y tipo de habitación muestran de dónde vienen las reservas y los ingresos, y el informe por canal muestra la comisión pagada a cada canal de venta.

Varias propiedades en la misma cuenta (solo en el plan Premium), y cada hotel maneja sus propios tipos de habitación, tarifas y reglas de precio. La ocupación, el ADR y el RevPAR se consultan en los informes del periodo que usted escoja.

Las reglas de precio (desde el plan Pro) ajustan la tarifa en porcentaje o con un monto fijo, según la ocupación, los días antes de la llegada, el día de la semana o la temporada. Usted las configura; no interviene ningún algoritmo.

Las habitaciones, sus tipos y los planes tarifarios (con régimen de alimentación, estadía mínima y política de cancelación) se configuran en 4Hotel, y cada estadía lleva una ficha de huésped.

Las reservas de Booking.com o Airbnb se cargan en 4Hotel con su canal, porque todavía no existe una conexión automática (API) con las OTA. Facturar con 4invoices.net, el producto de facturación del ecosistema, es opcional y viene desactivado por defecto: si se activa, cerrar la cuenta del huésped puede dejar un borrador de factura que usted revisa y emite.

Disponibilidad por tipo de habitación en un calendario, y en cada reserva nueva se revisa el inventario: 4Hotel impide la doble reserva de lo que ya está registrado. Las unidades de propiedades distintas se administran en la misma cuenta (solo en el plan Premium).

Los informes muestran la ocupación, las noches-habitación vendidas y los ingresos por periodo; las reglas de precio por temporada y por día de la semana (desde el plan Pro) le permiten ajustar las tarifas.

Las tarifas se organizan en planes que cubren solo hospedaje, desayuno, media pensión, pensión completa o todo incluido. Lo que se consume en el restaurante (desde el plan Pro) pasa a la cuenta del huésped, junto con otros cargos y pagos, y esa cuenta se cierra en el check-out.

En el check-out, la habitación pasa a «pendiente de limpieza», se abre una tarea de housekeeping (desde el plan Plus) y la cuenta del huésped se cierra. El estado de cada habitación (limpia, pendiente de limpieza u ocupada) se ve en un tablero para housekeeping, y la recepción ve lo mismo.

La ficha del huésped conserva la empresa para facturar. En la cuenta del huésped se anotan cargos y pagos (efectivo, tarjeta, transferencia) que el personal ingresa a mano. Facturar con 4invoices.net, el producto de facturación del ecosistema, es opcional y viene desactivado por defecto: si se activa, cerrar la cuenta puede dejar lista una factura en borrador para que usted la revise y la emita. Nada se emite ni se envía solo.

Las llegadas y salidas del día, los huéspedes alojados y los ingresos por origen y tipo de habitación aparecen en los informes del periodo que usted escoja.