Politique de confidentialité

1. Qui est le responsable du traitement de vos données

Le responsable du traitement est Special Software Development SRL, numéro d'identification fiscale 39594308, immatriculée au registre du commerce sous le n° J40/9725/2018, dont le siège social est situé à l'adresse suivante : Aleea Slt. Adrian Cârstea nr. 70, bl. 35, sc. 1, et. 8, ap. 34, Sector 3, București, România. Adresse postale : Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România.

Pour toute question ou demande relative aux données personnelles, écrivez à [email protected]. Le responsable du traitement n'a pas désigné de délégué à la protection des données (DPO) à ce jour ; les demandes sont traitées à la même adresse.

2. Quelles données nous traitons

Nous ne traitons que les données dont nous avons besoin pour les finalités ci-dessous :

• données de compte : nom, adresse e-mail, téléphone, entreprise, adresse, mot de passe (conservé uniquement sous forme de hachage) et paramètres du compte ;
• données de facturation et de paiement : informations de facturation, historique des abonnements et des paiements. Les données de carte sont saisies directement auprès du prestataire de paiement et ne sont pas conservées par nos soins ;
• données d'utilisation et données techniques : adresse IP, type de navigateur et d'appareil, pages consultées, date et heure d'accès, journaux d'authentification et de sécurité ;
• communications : messages envoyés via le formulaire de contact, le chat, les tickets d'assistance et les conversations avec l'assistant virtuel ;
• données marketing : abonnement à la newsletter, préférences de communication, source de recommandation (programme d'affiliation) et consentements donnés ;
• données issues de sources publiques concernant des entreprises et leurs interlocuteurs, utilisées pour la prospection B2B (voir la section 9).

3. Pourquoi nous traitons les données et sur quelle base juridique

• fourniture du Service, création et gestion de votre compte, assistance technique — exécution d'un contrat (art. 6, par. 1, point b) du RGPD) ;
• facturation, comptabilité, obligations fiscales et réponses aux autorités — obligation légale (art. 6, par. 1, point c)) ;
• sécurité du Service, prévention de la fraude et des abus, journaux d'accès — intérêt légitime (art. 6, par. 1, point f)) ;
• newsletter, communications commerciales à destination des particuliers, cookies et technologies d'analyse et de publicité — consentement (art. 6, par. 1, point a)), que vous pouvez retirer à tout moment ;
• communications commerciales à destination des entreprises et prospection B2B, amélioration du produit — intérêt légitime (art. 6, par. 1, point f)), sous réserve de votre droit d'opposition ;
• défense de droits en justice — intérêt légitime.

4. Cookies et technologies similaires

Nous utilisons des cookies strictement nécessaires (langue, marché, session, formule choisie lors du paiement), qui ne requièrent pas de consentement. Les cookies de préférences, de statistiques et de marketing ne sont activés qu'après que vous avez donné votre consentement dans le bandeau des cookies. Vous pouvez modifier ou retirer votre choix à tout moment via le lien « Paramètres des cookies » en bas de page. La liste complète, avec les noms, la finalité et la durée, figure dans la Politique relative aux cookies.

5. Avec qui nous partageons les données (destinataires)

Seuls les membres de notre personnel qui en ont besoin et les prestataires qui les traitent pour notre compte en vertu d'un contrat (sous-traitants) ont accès aux données. Catégories de prestataires :

• hébergement et infrastructure : Hetzner (Union européenne) ; réseau de diffusion et protection : Cloudflare ;
• traitement des paiements : Stripe, Netopia ;
• e-mails transactionnels, SMS et notifications : prestataires d'e-mail et de SMS ;
• statistiques et publicité (uniquement avec votre consentement) : Google, Meta, OpenAI ;
• fonctionnalités d'intelligence artificielle : fournisseurs de modèles (par exemple Anthropic, OpenAI) — voir la section 11 ;
• réunions en ligne dans l'application de prise de rendez-vous : Daily.co ou Jitsi ;
• autorités publiques, lorsque la loi l'exige (par exemple l'administration fiscale pour la facturation électronique).
• Nous pouvons vous envoyer, sur demande adressée à [email protected], la liste à jour des prestataires et de leur rôle.

6. Transferts en dehors de l'Espace économique européen

Certains prestataires (par exemple Cloudflare, Stripe, Google, Meta, OpenAI, Anthropic) peuvent traiter des données en dehors de l'EEE, notamment aux États-Unis. Nous ne transférons des données que sur la base des garanties prévues par le RGPD : une décision d'adéquation (y compris le cadre de protection des données UE–États-Unis pour les prestataires certifiés) ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Vous pouvez demander une copie des garanties applicables à [email protected].

7. Combien de temps nous conservons les données

Nous ne conservons les données que le temps nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées :

• données de compte : tant que le compte est actif et jusqu'à 30 jours après la suppression du compte ou la résiliation de l'abonnement ;
• factures et pièces comptables : 10 ans, conformément à la législation comptable ;
• journaux d'accès et de sécurité (y compris les adresses IP) : jusqu'à 90 jours ; journaux d'authentification : jusqu'à 12 mois ;
• conversations avec l'assistant virtuel et par chat : jusqu'à 6 mois ;
• messages de contact et tickets d'assistance : jusqu'à 24 mois après la clôture ;
• newsletter et consentements : jusqu'au retrait du consentement, et preuve du consentement pendant la durée de la prescription ;
• données de prospection B2B : jusqu'à 12 mois sans réponse, ou jusqu'à votre opposition ;
• les copies de sauvegarde chiffrées sont écrasées dans un délai maximal de 12 mois.

8. Vos droits

En vertu du RGPD, vous avez le droit : d'accéder à vos données ; à la rectification ; à l'effacement (« droit à l'oubli ») ; à la limitation du traitement ; à la portabilité des données ; de vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime et à la prospection directe ; de retirer votre consentement sans porter atteinte à la licéité des traitements antérieurs ; et de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Adressez votre demande à [email protected] ; nous répondons dans un délai d'un mois (prorogeable de deux mois supplémentaires au maximum pour les demandes complexes, avec information de votre part). Vous pouvez modifier les données de votre profil et vos consentements depuis le panneau de votre compte. Nous pouvons vous demander un justificatif d'identité afin de protéger vos données.

9. Prospection B2B et données issues de sources publiques

Pour contacter des entreprises susceptibles d'être intéressées par nos services, nous utilisons des données issues de sources publiques concernant des entreprises et leurs interlocuteurs (par exemple le registre du commerce, l'administration fiscale, des annuaires publics, des cartes en ligne) : dénomination de l'entreprise, numéro d'identification fiscale, adresse, dirigeants, coordonnées professionnelles. La base juridique est notre intérêt légitime ; nous l'avons évalué par écrit (test de mise en balance) et nous ne contactons pas les personnes qui se sont opposées.

Si vous recevez un message de notre part de cette manière, le premier message vous indique qui nous sommes, de quelle source nous tenons vos données et comment vous pouvez nous demander de les supprimer ou vous y opposer. Vous pouvez vous opposer à tout moment à l'adresse [email protected] ou via le lien contenu dans le message ; nous ajoutons votre adresse à une liste de suppression que nous respectons.

10. Données que nos clients saisissent dans les applications

Lorsque vous utilisez un produit de l'écosystème pour votre propre activité (par exemple CRM, RH, facturation, prise de rendez-vous, cliniques, cabinets), les données des personnes que vous saisissez dans l'application (vos clients, salariés, patients, élèves) sont traitées par vous en qualité de responsable du traitement. Nous agissons en qualité de sous-traitant, uniquement sur vos instructions et en vertu d'un accord de traitement des données (art. 28 du RGPD). Si vous êtes une personne dont les données ont été saisies par l'un de nos clients, veuillez d'abord vous adresser à ce client.

11. Fonctionnalités d'intelligence artificielle

Certaines fonctionnalités (par exemple l'assistant virtuel, les suggestions ou les résumés) envoient votre texte à des fournisseurs de modèles d'intelligence artificielle, qui ne traitent les données que pour nous renvoyer le résultat. Lorsque le contrat ou les paramètres du fournisseur le permettent, nous n'autorisons pas celui-ci à utiliser votre contenu pour entraîner des modèles, et nous ne prenons à votre égard aucune décision produisant des effets juridiques par des moyens exclusivement automatisés. Ne saisissez dans ces fonctionnalités aucune donnée qui ne soit nécessaire, en particulier des données sensibles.

12. Sécurité des données

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles appropriées : connexions chiffrées (HTTPS), hachage des mots de passe, contrôle d'accès fondé sur les rôles, journaux d'accès, chiffrement des champs sensibles le cas échéant, sauvegardes chiffrées et séparation des environnements. En cas de violation de données à caractère personnel vous concernant, nous en informons l'autorité de contrôle et, lorsque la loi l'exige, vous-même, dans les délais légaux.

13. Mineurs

Le Service s'adresse aux personnes disposant de la pleine capacité juridique et ne vise pas les enfants de moins de 16 ans. Les données des élèves ou des enfants dans les applications éducatives sont saisies par l'établissement scolaire ou par le parent, en qualité de responsable du traitement.

14. Modifications de la présente politique

Lorsque la politique est modifiée de manière substantielle, nous mettons à jour la date d'entrée en vigueur et, si la modification vous concerne de façon significative, nous vous en informons par e-mail ou dans le Service.

15. Contact et réclamations

Pour toute question ou demande : [email protected] ou par courrier postal à l'adresse Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România. Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité nationale roumaine de contrôle du traitement des données à caractère personnel (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, Bucarest, www.dataprotection.ro, ou auprès de l'autorité de contrôle de votre pays de résidence dans l'UE.